Mit dem Wachstum eines Unternehmens steigen auch die Anforderungen an die IT. Neue Mitarbeiter, Microsoft 365, Homeoffice, Cybersecurity, Datenschutz und digitale Geschäftsprozesse machen die IT zunehmend komplexer.
Spätestens dann stellen sich viele Geschäftsführer dieselbe Frage:
Soll die IT intern betreut werden oder ist ein externer IT-Dienstleister die bessere Wahl?
Eine pauschale Antwort gibt es nicht. Beide Modelle haben ihre Vor- und Nachteile. Entscheidend sind Unternehmensgröße, Anforderungen und die vorhandenen Ressourcen.
In diesem Artikel vergleichen wir beide Varianten und zeigen, welche Lösung sich für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) häufig bewährt.
Was versteht man unter einer internen IT?
Bei einer internen IT übernimmt ein oder mehrere Mitarbeiter die Betreuung der gesamten IT-Infrastruktur.
Dazu gehören unter anderem:
- Betreuung von Arbeitsplätzen
- Benutzerverwaltung
- Microsoft 365
- Server und Netzwerke
- Datensicherung
- Cybersecurity
- Support für Mitarbeiter
Gerade größere Unternehmen verfügen häufig über eine eigene IT-Abteilung.
Was macht ein externer IT-Dienstleister?
Ein externer IT-Dienstleister übernimmt dieselben Aufgaben – jedoch als spezialisierter Partner.
Je nach Vereinbarung gehören dazu beispielsweise:
- Laufende IT-Betreuung
- Monitoring der Systeme
- Helpdesk und Support
- Microsoft-365-Administration
- Backup-Konzepte
- Firewall-Management
- Cybersecurity
- Strategische IT-Beratung
Viele Unternehmen nutzen sogenannte Managed Services. Dabei wird die IT proaktiv überwacht und gewartet, bevor Probleme entstehen.
Die Vorteile einer internen IT
Eine interne IT kann sinnvoll sein, wenn:
- viele Mitarbeiter betreut werden
- sehr spezielle Anforderungen bestehen
- laufend individuelle Software entwickelt wird
- ausreichend Personal vorhanden ist
Vorteile:
- Direkte Verfügbarkeit im Unternehmen
- Detaillierte Kenntnisse der internen Abläufe
- Kurze Kommunikationswege
Die Herausforderungen einer internen IT
Mit einer eigenen IT-Abteilung gehen jedoch auch Herausforderungen einher.
Ein einzelner IT-Mitarbeiter muss heute Kenntnisse in vielen Bereichen mitbringen:
- Netzwerke
- Microsoft 365
- Cybersecurity
- Backup
- Cloud-Lösungen
- Server
- Telefonie
- Mobile Geräte
Hinzu kommen Urlaub, Krankenstand, Weiterbildungen und Vertretungsregelungen.
Gerade für kleinere Unternehmen ist es kaum möglich, alle diese Fachbereiche dauerhaft intern abzudecken.
Die Vorteile eines externen IT-Dienstleisters
Ein externer IT-Partner bietet Zugang zu einem Team aus Spezialisten.
Unternehmen profitieren unter anderem von:
- Planbaren monatlichen Kosten
- Breitem Fachwissen
- Aktuellem Know-how
- Schnellen Reaktionszeiten
- Proaktiver Überwachung
- Vertretung im Urlaubs- oder Krankheitsfall
- Skalierbaren Leistungen
Dadurch können sich Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Kostenvergleich
Viele Geschäftsführer vergleichen zunächst nur das monatliche Honorar eines IT-Dienstleisters.
Dabei werden die tatsächlichen Kosten einer internen IT häufig unterschätzt.
Ein eigener IT-Mitarbeiter verursacht neben dem Gehalt unter anderem Kosten für:
- Lohnnebenkosten
- Weiterbildung
- Arbeitsplatz
- Software
- Urlaub
- Krankenstand
- Vertretung
Für viele KMU ist eine externe IT-Betreuung deshalb wirtschaftlicher und gleichzeitig flexibler.
Praxis aus unserem Alltag
In den vergangenen Jahren haben wir zahlreiche Unternehmen begleitet, die zunächst ohne festen IT-Partner gearbeitet haben.
Mit wachsender Mitarbeiterzahl stiegen auch die Anforderungen:
- Microsoft 365 musste professionell verwaltet werden.
- Cybersecurity wurde wichtiger.
- Backup-Konzepte mussten aufgebaut werden.
- Mitarbeiter erwarteten schnelle Unterstützung bei IT-Problemen.
Anstatt einen eigenen IT-Mitarbeiter einzustellen, entschieden sich viele dieser Unternehmen für eine externe Betreuung mit planbaren monatlichen Kosten und einem festen Ansprechpartner.
Wann lohnt sich eine externe IT-Betreuung besonders?
Ein externer IT-Dienstleister ist häufig die richtige Wahl, wenn:
- weniger als 100 Mitarbeiter beschäftigt werden
- Microsoft 365 genutzt wird
- Cybersecurity an Bedeutung gewinnt
- Homeoffice unterstützt wird
- mehrere Standorte betreut werden
- kein eigenes IT-Team vorhanden ist
Häufig gestellte Fragen
Ist ein externer IT-Dienstleister teurer?
Nicht unbedingt. Berücksichtigt man sämtliche Personal- und Nebenkosten, ist eine externe Betreuung für viele KMU wirtschaftlicher.
Was passiert im Notfall?
Professionelle IT-Dienstleister arbeiten mit klar definierten Reaktionszeiten und überwachen Systeme proaktiv. Dadurch können viele Probleme bereits erkannt werden, bevor sie den Geschäftsbetrieb beeinträchtigen.
Ist ein externer Dienstleister sicher?
Ja – vorausgesetzt, Sie arbeiten mit einem erfahrenen IT-Partner, der moderne Sicherheitsstandards, Dokumentation und Datenschutz konsequent umsetzt.
Kann ein externer Dienstleister auch vor Ort unterstützen?
Selbstverständlich. Gerade regionale IT-Partner bieten neben Fernwartung auch persönliche Betreuung direkt im Unternehmen an.
Fazit
Die Entscheidung zwischen einer internen IT und einem externen IT-Dienstleister hängt von den individuellen Anforderungen eines Unternehmens ab.
Für viele kleine und mittelständische Unternehmen bietet eine externe IT-Betreuung jedoch entscheidende Vorteile:
- planbare Kosten
- Zugang zu spezialisiertem Fachwissen
- höhere IT-Sicherheit
- proaktive Betreuung
- persönliche Ansprechpartner
So bleibt mehr Zeit für das eigentliche Kerngeschäft, während die IT zuverlässig im Hintergrund funktioniert.
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